TÉRMINOS Y CONDICIONES

Términos y condiciones de la oferta de servicios

Casa Tibaná S.A.S.

Código: EE-CT-AC-1 · Versión: 2 · Fecha: 14 de septiembre de 2026

Contenido

1. Vigencia de la oferta

La presente oferta tiene una vigencia de 15 días calendario contados a partir de la fecha de emisión. Transcurrido dicho plazo, las condiciones aquí establecidas podrán estar sujetas a modificación sin previo aviso, en función de la disponibilidad del espacio, cambios en tarifas, o ajustes en los servicios ofrecidos.

La aceptación de la oferta dentro del período de vigencia deberá realizarse por escrito, mediante correo electrónico dirigido a Casa Tibaná, y/o por la firma electrónica en la oferta enviada. En caso de requerir una prórroga del plazo de vigencia, el Cliente podrá solicitarla por escrito, quedando su aprobación sujeta a la disponibilidad y discreción de Casa Tibaná.

Modificaciones posteriores a la propuesta comercial

Una vez aprobada la propuesta comercial por el Cliente, cualquier cambio, adición o ajuste que se requiera deberá documentarse mediante una nueva cotización o cotización complementaria, según corresponda. En ningún caso se modificarán cotizaciones previamente aprobadas. Toda cotización complementaria o nueva cotización deberá hacer referencia expresa al número de la cotización original que se modifica o complementa. Los valores correspondientes a dichas modificaciones serán facturados al finalizar el evento.

La aprobación o modificación de cualquier propuesta comercial será facultad exclusiva de la Directora Comercial, sin cuya autorización expresa no se considerará válido ningún cambio, adición o ajuste a la propuesta.

2. Forma de pago

El Cliente se compromete a realizar un anticipo equivalente al cincuenta por ciento (50%) del valor total pactado, como condición para la reserva del espacio. Dicho anticipo deberá efectuarse con la siguiente anticipación mínima, contada en días calendario antes de la fecha del evento:

  • Eventos de hasta cincuenta (50) personas: diez (10) días calendario.
  • Eventos de más de cincuenta (50) personas: veinte (20) días calendario.

Antes de realizar el pago, el Cliente deberá verificar con la Directora Comercial la disponibilidad del lugar en la fecha solicitada. Sin pago aprobado no se garantiza la reserva ni se da inicio a la operación. El saldo restante deberá ser pagado contra factura, dentro de los ocho (8) días calendario siguientes a la fecha de realización del evento.

En caso de retraso en el pago del saldo, se aplicará un interés moratorio del 1,5% mensual sobre el monto adeudado, calculado desde el día siguiente al vencimiento del plazo hasta la fecha efectiva de pago. Cualquier beneficio, descuento o condición especial otorgada quedará sin efecto en caso de incumplimiento en los pagos.

3. Plazo y condiciones de cancelación

El Cliente deberá confirmar el número final de invitados:

  • Para eventos de menos de 50 personas, con al menos ocho (8) días calendario de antelación a la fecha del evento.
  • Para eventos entre 50 y 199 personas, con al menos diez (10) días calendario de antelación a la fecha del evento.
  • Para eventos de más de 200 personas, quince (15) días calendario de antelación a la fecha del evento.

Vencido dicho plazo, no se aceptarán solicitudes de disminución o aumento en el número de menús contratados ni cancelaciones totales del evento. Cualquier modificación posterior con respecto a la disminución en el número final de invitados será considerada no válida y no dará lugar a reembolsos ni ajustes en el valor pactado.

En caso de requerir la inclusión de invitados adicionales después del plazo de confirmación, dicha solicitud estará sujeta a disponibilidad y deberá ser aprobada expresamente por Casa Tibaná. Los costos correspondientes a los menús adicionales serán facturados por separado y deberán ser pagados en su totalidad antes de la realización del evento y generará una factura adicional.

Condiciones para cancelar o modificar la reserva

El Cliente podrá cancelar o modificar la reserva notificando por escrito a Casa Tibaná con al menos cuatro (4) días hábiles de anticipación a la fecha del evento, si son menos de treinta (30) personas, y veinte (20) días hábiles de anticipación a la fecha del evento si son de treinta y un (31) personas en adelante.

Plazos y penalidades por cancelación

  • Cancelaciones realizadas con menos de cuatro (4) días de anticipación si son menos de treinta (30) personas, y veinte (20) días de anticipación a la fecha del evento si son de treinta y un (31) personas en adelante, tendrán una penalidad del 50%.
  • Cancelaciones realizadas con más de los días citados de anticipación generan un reembolso del 100%.

Procedimiento y tiempos para reembolsos

Los reembolsos, si aplican, se realizarán dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la notificación de cancelación, mediante transferencia electrónica a la cuenta especificada por el contratante.

4. Duración del evento

El Cliente se compromete a liberar el espacio arrendado para el evento en un plazo máximo de una (1) hora posterior a la hora de salida establecida en la oferta.

En caso de exceder dicho plazo, se aplicará un recargo adicional por cada hora o fracción de hora extra utilizada, conforme a la tarifa vigente al momento del evento. Este recargo será incluido en la factura final y deberá ser pagado en los términos establecidos en el presente contrato. Para esto, una persona se encargará de recordar el tiempo restante para la finalización del evento. Sin embargo, desde la oferta se establecen los horarios, por lo que el Cliente debe velar por su cumplimiento. Quedando establecida en la propuesta la hora de inicio y hora de fin del evento.

Servicio de seguridad para eventos nocturnos

Para los eventos cuya realización se extienda más allá de las 20:00 horas, será obligatoria la contratación de un servicio de seguridad privada. Dicho servicio será cotizado e incluido en la propuesta comercial correspondiente.

5. Subcontratación

5.1. Subcontratación por Casa Tibaná

Casa Tibaná podrá prestar los servicios incluidos en esta oferta directamente o a través de subcontratistas especializados, seleccionados por su experiencia y capacidad técnica. Los servicios adicionales al alquiler de los espacios físicos de la Casa Tibaná comprenden (i) el diseño y ejecución integral del evento; (ii) catering y experiencias gastronómicas; (iii) decoración; (iv) alquiler de carpas, mobiliario, vajilla y cristalería; (v) alquiler de equipos técnicos, iluminación, sonido y pista de baile; música en vivo y DJ’s; (vi) otros facilitadores o coaches.

El cliente reconoce y acepta que, para la prestación de los servicios contenidos en la oferta, algunas actividades específicas sean realizadas por terceros contratados por Casa Tibaná.

Casa Tibaná se compromete a supervisar el cumplimiento de los estándares de calidad y seguridad exigidos y a garantizar que los subcontratistas actúen conforme a los presentes términos y condiciones.

5.2. Contratación directa por el Cliente

En caso de que el Cliente contrate por su cuenta servicios de entretenimiento, montajes, shows, inflables u otros similares para el evento, este asumirá la totalidad de los riesgos derivados de dichas contrataciones, incluyendo, sin limitarse a, la verificación del cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad social de los proveedores y del personal vinculado a tales servicios. Casa Tibaná no tendrá responsabilidad alguna frente a daños, perjuicios, accidentes o reclamaciones que se deriven de los servicios subcontratados directamente por el Cliente.

6. No exclusividad

El arrendamiento del espacio para eventos no otorga al Cliente ningún derecho de exclusividad sobre el uso del inmueble, sus áreas comunes ni sobre otros servicios ofrecidos por Casa Tibaná. Casa Tibaná se reserva el derecho de realizar otros eventos o actividades simultáneas o en horarios cercanos, siempre que no interfieran de manera significativa con el desarrollo del evento contratado.

En caso de que el evento implique el uso de espacios compartidos con otros clientes o actividades, Casa Tibaná avisará oportunamente al Cliente sobre esta situación.

Adicionalmente, Casa Tibaná ofrece la posibilidad de contratar espacios exclusivos para el evento, lo cual estará sujeto a disponibilidad y tendrá un costo adicional, que será informado previamente al Cliente.

7. Tratamiento de datos personales

El Cliente autoriza de manera previa, expresa e informada a Casa Tibaná para recolectar, almacenar, usar y suprimir los datos personales suministrados en el marco de la presente oferta y la ejecución del evento. Dichos datos podrán incluir, entre otros: nombre, documento de identidad, datos de contacto, información de facturación y/o datos relacionados con el evento contratado.

En el caso de menores de edad que participen en los eventos o programas comunitarios de Casa Tibaná, se recuerda que la recolección y tratamiento de sus datos personales está sujeta a requisitos especiales y estrictos.

Todo responsable y encargado que intervenga en dicho tratamiento deberá garantizar el uso adecuado de la información, aplicando de manera rigurosa los principios y obligaciones previstos en la Ley 1581 de 2012 y en su normativa reglamentaria.

Casa Tibaná se compromete a que la información será tratada únicamente con la finalidad de: (i) gestionar la relación contractual y de servicios con el Cliente; (ii) dar cumplimiento a obligaciones legales, tributarias o contractuales; (iii) coordinar logística, seguridad y desarrollo del evento.

En el caso de imágenes, únicamente para fines de registro y comunicación institucional, previa autorización del titular o de quien represente a los menores de edad. Los datos no serán compartidos con terceros distintos de aquellos proveedores y subcontratistas necesarios para la ejecución de los eventos o experiencias, quienes estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad y protección de datos. El Cliente, como titular de la información, podrá en cualquier momento ejercer sus derechos de acceso, rectificación, actualización y supresión de sus datos, a través del canal de contacto designado por Casa Tibaná: pqrs@casatibana.com

8. Responsabilidad

El Cliente reconoce que la Oferta incluye, además del alquiler del espacio, la prestación de servicios integrales para el diseño y ejecución de eventos, tales como decoración, ambientación musical, catering y demás actividades complementarias incluidas en la propuesta.

Casa Tibaná no será en ningún caso responsable en el escenario en que la prestación de los servicios para el diseño, montaje y ejecución de los eventos sea ofrecido a través de un tercero o contratista diferente o realizado directamente por el Cliente.

Casa Tibaná se compromete a realizar, en todo caso, dichos servicios con profesionalismo y diligencia. No obstante, Casa Tibaná no será responsable en ningún escenario por daños, pérdidas o perjuicios derivados de causas ajenas a su control, incluyendo, pero no limitándose a: robos o hurtos, fallas de proveedores externos o contratistas, condiciones climáticas adversas, actos de terceros, o conductas por parte del Cliente o sus invitados que pongan en riesgo la seguridad de los asistentes, el personal o el espacio.

El Cliente deberá mantener indemne a Casa Tibaná frente a cualquier reclamación, demanda o acción legal que pudiera surgir como consecuencia del evento, salvo que se demuestre dolo o negligencia grave por parte de Casa Tibaná o sus subcontratistas.

Asimismo, el Cliente declara que cuenta con los permisos, licencias y seguros necesarios para la realización del evento, y asume toda responsabilidad por el comportamiento de los asistentes, así como por cualquier daño causado al inmueble o a terceros durante el desarrollo del mismo.

9. Restricciones y prohibiciones

Actividades no permitidas

  • No se permite la realización de actividades que generen ruido excesivo después de las 20:00 horas.
  • Está prohibido el uso, consumo o tenencia de sustancias ilícitas o peligrosas dentro del establecimiento.
  • No se permite fumar en áreas no autorizadas ni realizar actividades que contravengan la ley o las normas internas del lugar.
  • Prohibición de materiales de un solo uso: “Se prohíbe en todos los casos el uso de materiales y envases plásticos desechables de un solo uso que no sean biodegradables de conformidad con la Ley 2232 de 2022 en los eventos que se realicen en Casa Tibaná. Se consideran como alternativas de uso, los materiales no plásticos reutilizables o biodegradables o los plásticos biodegradables o compostables. Igualmente se podrán utilizar materiales plásticos reciclados.”
  • Preservación del medio ambiente: “El cliente se compromete a preservar y mantener el cuidado del medio ambiente, tomando todas las medidas y precauciones necesarias para contribuir a la protección de la fauna y flora del lugar. El cliente se hace responsable por cualquier alteración o acción que afecte el medio ambiente en desarrollo de los eventos o demás actividades en Casa Tibaná.”

Límites de aforo y cumplimiento de normas de seguridad

  • El número máximo de asistentes permitidos es el número de personas cotizado y aprobado en la oferta.
  • El Cliente se compromete a cumplir con todas las normas de seguridad, evacuación y prevención exigidas por la ley y por el arrendador.

10. Procedimiento de reclamaciones

Canales para presentar quejas o reclamos

El Cliente podrá presentar quejas o reclamos a través del correo electrónico: pqrs@casatibana.com

Procedimiento para la atención de reclamos

El reclamo deberá presentarse por escrito, indicando los hechos y adjuntando, si es posible, pruebas o soportes.

Plazos de respuesta

Casa Tibaná dará respuesta al reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción del mismo.

11. Aceptación y firma electrónica

La aceptación y firma electrónica de los presentes términos y condiciones por parte del Cliente constituye plena prueba de que estos fueron leídos, comprendidos y aprobados en su totalidad, y tendrá la misma validez y efectos jurídicos que una firma manuscrita, de conformidad con el Decreto 2364 de 2012.