Política de Tratamiento de Datos Personales Casa Tibaná S.A.S. 

1. Responsable del Tratamiento 

Casa Tibaná S.A.S., sociedad legalmente constituida de conformidad con las leyes de Colombia, identificada con NIT 901079496 – 8, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia. Página www.casatibana.com. 

2. Definiciones  

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.  

2. Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

3. Datos Públicos: Se trata de datos con los cuales se accede a información y no requieren la autorización del titular. Pueden circular de forma libre en la sociedad, como, por ejemplo, el nombre y apellido de una persona, el número de la cédula, la profesión, oficio, entre otros. 

4. Datos Semiprivados: Estos pueden afectar el buen nombre. Muchas empresas los utilizan, y se caracterizan porque se requiere la autorización del titular para su uso, ya que afectan el buen nombre de la persona; por ejemplo, el comportamiento crediticio, la declaración de renta, los datos tributarios, el número de celular, notas académicas e historia laboral. 

5. Datos Privados: Afectan la intimidad. Se requiere una orden judicial para poderlos revelar a terceros; por ejemplo, contraseñas y conversaciones telefónicas. 

6. Datos Sensibles: Afectan la intimidad, la dignidad y la vida. Es la categoría más alta que hay en Colombia. Se dan a conocer bajo un fin legal que esté justificado. A veces las empresas pecan con estos datos, cuando piden más de los que están autorizadas a solicitar. Los datos sensibles pueden afectar la dignidad de la persona. Por ejemplo, datos de la salud, intimidad sexual, biométricos, origen racial, orientación política y religiosa. 

7. Encargado del Tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable. 

8. Responsable del Tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base datos y/o el tratamiento de datos. 

9. Ley de Protección de Datos Personales: Se refiere a la 1581 de 2012, decretos reglamentarios que la complementen y/o modifiquen. 

10. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. 

11. Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

12. Transmisión de datos personales: Implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia y tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 

13. Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales. Esta puede ser realizada por el Responsable o el Encargado de los datos personales. 

3. Objetivo 

Establecer las políticas, procedimientos y responsabilidades aplicables a la ley de protección de datos personales dentro del marco organizacional de Casa Tibaná Así mismo, Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, supresión, cesión, transferencia y trasmisión de los datos personales tratados por Casa Tibaná 

4. Alcance 

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Casa Tibaná, quien actúa en calidad de Responsable del tratamiento de los datos personales. 

La política de protección de datos personales está orientada para que toda persona pueda conocer, actualizar y rectificar la información contenida en las bases de datos o demás archivos y generar reclamos de acuerdo con lo definido en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre del 2012, así como los demás derechos, obligaciones y responsabilidades, contenidas en la normatividad vigente. 

5. Directrices y Finalidades 

Casa Tibaná, en el curso de sus actividades, recolectará, utilizará, administrará, almacenará, analizará, transmitirá, transferirá y realizará diversas operaciones con los Datos Personales para cumplir las finalidades y directrices señaladas en el presente Artículo. 

1. Directrices 

• Solicita y conserva, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.  

• Informa de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.  

• Garantiza al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.  

• Informa a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.  

• Tramita las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.  

Asimismo, Casa Tibaná, en su calidad de Responsable, y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales y/o terceros que tengan acceso a los Datos Personales en virtud de la Legislación Aplicable, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento de Datos Personales para la consecución de las siguientes finalidades: 

2. Finalidades 

Datos sensibles 

Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades: (i) grabación de videos y toma de fotografías en las instalaciones para publicidad; (ii) grabación de entrada y salida a las instalaciones de Casa Tibaná para temas de seguridad; 

Clientes 

(i) Confirmar, modificar y actualizar la información de los Titulares; (ii) Validar y verificar la identidad del Titular para el ofrecimiento y la adecuada prestación de productos y servicios de Casa Tibaná a través de cualquier medio o canal, incluyendo la gestión de cobranza; (iii) Velar por el desarrollo de la relación contractual y verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales; (iv) Contacto para fines comerciales, legales de mercadeo y de gestión de la relación contractual a través de cualquier medio; (v) Describir los mecanismos y procedimientos para proteger los derechos de los Titulares; (vi) Identificar al responsable de atender las consultas y reclamos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales; (vii) llevar a cabo encuestas de satisfacción y calidad del servicio a los Titulares; (viii) Gestionar el cumplimiento de las políticas internas de Casa Tibaná; (ix) Transferir o transmitir los Datos Personales a terceros, a discreción de Casa Tibaná; (x) Ofrecer y promocionar productos nuevos y existentes; (xi) Elaboración y envío de cotizaciones; (xii) Alimentación del CRM como base de datos comercial; (xiii) Registro de seguridad y control de ingreso a las instalaciones de Casa Tibaná; (xiv) Vinculación con Meta de preferencias y tendencias para mercadeo. 

Empleados 

(i) La gestión de las actividades de trabajo y personal en general, incluido el reclutamiento, tasaciones, gestión del rendimiento, promociones y planificación de la sucesión, recontrataciones, la administración de sueldos y administración de pagos y comentarios, los salarios y otros premios tales como bonos, la asistencia sanitaria, pensiones y planes de ahorro y la creación y mantenimiento de directorios internos de empleados; (ii) Comunicarse con los trabajadores; (iii) Proteger la salud y seguridad de los empleados y otras personas, la protección y el mantenimiento de la infraestructura de TI, equipo de oficina, instalaciones y otros bienes; (iv) Cumplir con requisitos legales y otros, tales como deducciones del impuesto sobre la renta y del seguro nacional, conservación de registros y obligaciones de información, políticas de acceso físico, la realización de auditorías, facilitar el cumplimiento de las inspecciones gubernamentales y otras solicitudes del gobierno u otras autoridades públicas, que responden a procesos legales tales como citaciones, persecución de derechos y remedios legales, defensa de litigios y manejar cualquier queja o reclamación interna, realizar investigaciones y cumplir con políticas y procedimientos internos; (v) Proteger, hacer cumplir o defender los derechos legales, la privacidad, la seguridad o la propiedad de la Compañía, sus filiales o sus empleados, agentes y contratistas (incluida la aplicación de los acuerdos y términos de uso relevantes); (vi) Proteger la seguridad, privacidad y protección de los usuarios de los productos o servicios de la Compañía o miembros del público; o (vii) Proteger contra el fraude o para fines de gestión de riesgos; (viii) Supervisión de cumplimiento del código de conducta y las políticas internas, de conformidad con las políticas y procedimientos de la Compañía con respecto a la vigilancia de teléfono, correo electrónico, internet y otros recursos de la empresa, y otras actividades de supervisión según lo permitido por la legislación local. 

Usuarios y visitantes de la página web de Casa Tibaná 

(i) Proporcionar acceso a la página web de Casa Tibaná y ponerla a disposición de los usuarios y visitantes; (ii) Asegurar el adecuado funcionamiento de la página web; (iii) Mejorar su experiencia de usuario, así como la presentación, características y funcionalidades de la página web de Casa Tibaná; (iv) Recordar sus preferencias; (v) Ofrecer productos y servicios, programas de fidelización, promociones y descuentos y servicios a través de la página web; (vi) Construir bases de datos; (vii) registro de potenciales clientes para el envío de correos promocionales; (viii) análisis de comportamiento en la página. 

6. Derechos de los Titulares 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento está expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptué como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley de Habeas Data. 

3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. 

4. Presentar ante la Superintendencia de la Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.  

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de industria y Comercio haya terminado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.  

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.  

7. Atención de Peticiones Consultas y Reclamos 

El área administrativa y contable es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los Titulares para hacer efectivos sus derechos. 

Para el ejercicio de estos derechos podrán contactarse a través de comunicación escrita en la dirección de correo electrónico pqrs@casatibana.com. 

8. Procedimientos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos 

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Casa Tibaná presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos. 

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:  

1. Nombre completo y apellidos, datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). 
2. Medios para recibir respuesta a su solicitud. 
3. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información). 
4. Firma y número de identificación.  

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Casa Tibaná informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Sin embargo, si la solicitud es difícil compresión o está incompleta, es posible requerir al Titular para que proporcione una aclaración o la nueva información pertinente, dentro de los siguientes cinco (5) días calendario. 

Una vez cumplidos los térmiznos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales. 

9. Seguridad de la información y medidas de seguridad 

Casa Tibaná es una sociedad comprometida con la protección de los datos personales, por lo tanto, realizará las adecuaciones tecnológicas pertinentes para la conservación de sus bases de datos, protegiendo así la información de sus clientes. 

Para dichas medidas atenderá las guías impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en su calidad de autoridad de protección de datos personales. 

10. Transmisión o Transferencia Internacional de Datos Personales 

Los Titulares aceptan que Casa Tibaná utiliza terceros, que pueden ubicarse en territorio nacional o internacional, para el Tratamiento de sus Datos Personales y autorizan a Casa Tibaná y a dichos terceros para el Tratamiento de dichos Datos Personales. Los Titulares aceptan y conocen que la Transmisión o Transferencia de los Datos Personales es necesaria para la ejecución de los contratos celebrados con Casa Tibaná 

En todo caso, la Transmisión o Transferencia de los Datos Personales se realiza únicamente a Terceros con quien Casa Tibaná tenga un vínculo contractual y cuenten como mínimo con los estándares de seguridad previamente adoptados por Casa Tibaná 

11. Ley y Jurisdicción 

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente declaración de privacidad estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la de Colombia. 

12. Vigencia 

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 20 de Marzo de 2026. 

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.